Privacyverklaring Medewerkers-app
Privacyverklaring voor de app Unit4Security Medewerkers
Voor wie geldt deze verklaring
Deze privacyverklaring geldt voor de app Unit4Security Medewerkers (Android en iOS). De app is alleen bedoeld voor medewerkers van Unit4Security B.V. met een account dat zij van de afdeling personeelszaken krijgen.
Deze verklaring is een aanvulling op de algemene privacyverklaring van Unit4Security B.V. en op de afspraken in uw arbeidsovereenkomst. Waar deze verklaring afwijkt, geldt voor de app deze verklaring.
Wie is verantwoordelijk
Unit4Security B.V., gevestigd aan De Schelp 35 te Leek, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via de app.
Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw rechten kunt u mailen naar hr@unit4security.nl.
Welke persoonsgegevens de app verwerkt
De app toont en verwerkt gegevens uit uw personeelsdossier en uit uw werk. Sommige gegevens geeft u alleen als u daar zelf voor kiest.
| Soort gegevens | Voorbeelden | Verplicht of vrijwillig |
|---|---|---|
| Persoonsgegevens | Voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres | Verplicht |
| Financiële gegevens | Loonstroken, bankrekeningnummer (IBAN), declaraties | Verplicht |
| Werkgegevens | Rooster, diensten, verlofaanvragen | Verplicht |
| Documenten en foto's | Pasfoto, diploma's en certificaten | Vrijwillig, tenzij nodig voor uw functie |
| Berichten | Chatberichten met de planning | Vrijwillig |
| Spraakberichten | Opnames die u in de chat verstuurt | Vrijwillig |
| Locatie | Uw locatie bij het aan- en afmelden voor een dienst, bij het scannen van een controlepunt tijdens een ronde, en bij een rapport of incidentmelding | Alleen met uw toestemming op de telefoon |
| Apparaatgegevens | Een code voor pushmeldingen (push-token) | Verplicht voor meldingen |
De app legt uw locatie alleen vast op het moment dat u zich aan- of afmeldt voor een dienst, een controlepunt scant tijdens een ronde, of uw locatie zelf toevoegt aan een rapport of incidentmelding. Dat gebeurt alleen terwijl de app open is. De app volgt uw locatie niet op de achtergrond en houdt geen route bij.
Vingerafdruk, gezichtsherkenning en toestemmingen
Uw vingerafdruk of gezicht blijft op uw telefoon. Als u inlogt met vingerafdruk of gezichtsherkenning, controleert uw telefoon dit zelf. De app en Unit4Security ontvangen alleen of de controle gelukt is, nooit de biometrische gegevens zelf.
De app vraagt pas om toestemming als een functie die nodig heeft:
- Meldingen: voor nieuwe of gewijzigde diensten en berichten
- Camera en foto's: voor het toevoegen van een pasfoto, diploma of bon
- Microfoon: voor spraakberichten in de chat
- Locatie: voor het aan- en afmelden voor een dienst, rondes en meldingen
U kunt deze toestemmingen altijd intrekken in de instellingen van uw telefoon. De rest van de app blijft dan gewoon werken.
Waarom wij deze gegevens verwerken
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Uw rooster tonen en u informeren over wijzigingen | Uitvoering van de arbeidsovereenkomst |
| Loonstroken beschikbaar stellen en declaraties uitbetalen | Uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wettelijke verplichting (loonadministratie, belastingaangifte) |
| Verlof aanvragen en verwerken | Uitvoering van de arbeidsovereenkomst |
| Pasfoto, diploma's en certificaten vastleggen | Wettelijke eisen voor de beveiligingsbranche en uitvoering van de arbeidsovereenkomst |
| Communicatie met de planning via de chat | Uitvoering van de arbeidsovereenkomst |
| Locatie bij het aan- en afmelden voor een dienst en bij rondes | Uitvoering van de arbeidsovereenkomst en gerechtvaardigd belang: aantonen dat de dienst en de controlerondes zijn uitgevoerd, ook richting de opdrachtgever |
| Locatie bij een rapport of incidentmelding | Gerechtvaardigd belang: snel en juist kunnen handelen bij incidenten. U kiest per melding zelf of u uw locatie toevoegt |
| Pushmeldingen versturen | Uitvoering van de arbeidsovereenkomst |
| De app en uw gegevens beveiligen | Gerechtvaardigd belang |
Geen advertenties, tracking of geautomatiseerde besluiten
De app bevat geen advertenties en geen analytics- of trackingdiensten. Anders dan op onze website gebruikt de app dus geen Google Analytics.
Unit4Security B.V. neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen voor u kunnen hebben. Bij besluiten over bijvoorbeeld uw rooster, verlof of declaraties is altijd een medewerker van Unit4Security betrokken.
Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zo lang de wet dat voorschrijft.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Loonstroken, loonadministratie en declaraties | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Overige gegevens uit het personeelsdossier | 2 jaar na einde dienstverband |
| Chatberichten en spraakberichten | 12 maanden |
| Dienstregistraties, rondes, rapporten en incidentmeldingen, inclusief locatie | Zolang nodig voor de afhandeling van het incident, en daarna maximaal 5 jaar |
| Push-token | Tot u uitlogt of de app verwijdert |
| Uw toegang tot de app | Wordt beëindigd bij het einde van uw dienstverband |
Delen van gegevens met derden
Unit4Security B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij verstrekken ze alleen als dat nodig is voor uw arbeidsovereenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Unit4Security B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Voor de app werken wij met deze verwerkers:
- Google Firebase (Google LLC): verstuurt pushmeldingen naar uw telefoon. Hiervoor worden het push-token en de tekst van de melding via servers van Google verwerkt, ook in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework en wij hebben de verwerkersvoorwaarden van Google geaccepteerd. Meldingen bevatten zo min mogelijk persoonlijke informatie, bijvoorbeeld "Nieuwe loonstrook beschikbaar" zonder bedrag.
- Onze hostingpartij: beheert de server waarop de gegevens van de app staan.
- Nmbrs: het salarisprogramma waarmee wij de loonadministratie verzorgen.
Google Play en de Apple App Store verzorgen de download van de app. Zij verwerken daarbij gegevens volgens hun eigen privacyvoorwaarden.
Beveiliging en opslag op uw telefoon
Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen misbruik, verlies en onbevoegde toegang:
- Alle gegevens gaan via een versleutelde verbinding (HTTPS).
- U logt in met uw e-mailadres, wachtwoord en een extra code, en daarna met vingerafdruk of gezichtsherkenning.
- Alleen medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben, kunnen ze inzien.
Zodat u ook zonder internet uw laatste rooster en loonstroken kunt zien, bewaart de app een kopie op uw telefoon. Deze kopie is versleuteld en wordt verwijderd als u uitlogt of de app verwijdert.
Denkt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of is uw telefoon kwijt of gestolen? Neem dan direct contact op via hr@unit4security.nl, zodat wij uw toegang kunnen blokkeren.
Uw rechten en het verwijderen van uw gegevens
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking, de verwerking laten beperken, of uw gegevens in een digitaal bestand opvragen (gegevensoverdraagbaarheid).
Stuur uw verzoek naar hr@unit4security.nl. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. Wij reageren binnen een maand op uw verzoek.
Account en gegevens verwijderen: uw account in de app is gekoppeld aan uw dienstverband. U kunt via hr@unit4security.nl vragen om uw account en gegevens te verwijderen. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals de loonadministratie, verwijderen wij pas na afloop van de wettelijke bewaartermijn. Als u alleen de app van uw telefoon verwijdert, wordt de kopie op uw telefoon gewist, maar blijven de gegevens in onze administratie bestaan.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de app nieuwe functies krijgt. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u via de app.
Versie 1.1, laatst gewijzigd op 8 oktober 2026.